VERBETERTRAJECT

Diensten

Het Verbetertraject

Het gaat jullie bedrijf voor de wind. Omzetten en verkoopcijfers stijgen jaar na jaar en er is meer vraag naar jullie producten dan er geproduceerd kan worden. Om dit te bereiken zijn er afgelopen jaar mensen op de werkvloer bijgekomen, is er extra productiecapaciteit gecreëerd en is het magazijn een flink stuk uitgebreid. Geen probleem zou je denken, alles gaat zoals je wilt. Echter, in de productie zie je juist nu meer werkvoorraden dan ooit, ook de hoeveelheid afkeur is aan het toenemen en moet er sinds kort ook overgewerkt worden. Als dit zo doorgaat gaat de groei je meer pijn doen dan het je gaat opleveren. Wat ga jij doen om dit te stoppen? Het opstarten van een duurzaam Verbetertraject kan hier dé oplossing voor zijn!

Voor het specifieke probleem of knelpunt waar jij en je bedrijf mee aan de slag willen, kan een Verbetertraject opgesteld worden. Indien een probleem reeds bekend en helder is, kan direct met een Verbetertraject gestart worden. Een andere mogelijkheid is dat de probleemselectie voortkomt uit een eerder uitgevoerd Assessment. Uit de evaluatie van dit Assessment komen namelijk de belangrijkste knelpunten en mogelijkheden naar voren die verbeterd kunnen worden. Na weging van investering, impact en verwachte opbrengsten kan prioritering aangebracht worden en ontstaat de keuze voor het probleem en de urgentie voor een Verbetertraject.

Gestructureerde aanpak

Complexiteit vraagt om een gedegen methodiek en daar gebruikt Blackbelt Consultancy de al vele jaren bewezen DMAIC aanpak van Lean Six Sigma voor. Omdat we niet een ingewikkeld maar juist een helder, kort verhaal aan je willen vertellen komt deze aanpak grofweg op het volgende neer.

Stap 1 – Definiëren

We beginnen ons traject bij je met een heldere omschrijving van een specifiek probleem en hoe onze aanpak daarvoor is. We spreken met elkaar af wat de scope is, met wie we de klus gaan klaren en hoe de planning en de opzet er in grote lijnen uitziet.

Stap 2 – Meten

Nu we weten welk probleem we willen aanpakken, gaan we dit feitelijk maken. Hoe presteert het proces in de huidige situatie. Als we dit bekijken kunnen we ook een realistische inschatting maken welke doelstelling redelijk en haalbaar is. Uit deze fase komen vaak al veel verrassende inzichten naar boven.

Stap 3 – Analyseren

We inventariseren alle mogelijk oorzaken die het probleem kunnen veroorzaken. Vervolgens gaan we bekijken welke oorzaken een grote impact hebben op het resultaat, prioriteren dus. We gebruiken hierbij statistiek, dus geen onderbuikgevoelens maar harde feiten.

Stap 4 – Implementeren

Voor de belangrijkste oorzaken gaan we tegenmaatregelen bedenken. Hoe kan je de impact van de oorzaak verkleinen zodat de output beter en stabieler wordt. Vervolgens gaan we dit toetsen en daarmee bewijzen of een oplossing de juiste keuze is of niet (en zo niet, dan gaan we voor je verder zoeken).

Stap 5 – Controleren

In deze stap gaan we de oplossingen implementeren en de verbetering meten. We willen net als jij een mooi en stabiel procesresultaat zien als beloning van het harde gezamenlijke werk. Om de oplossing duurzaam te maken zorgen we voor borging van de verbetering, duidelijke projectdocumentatie en overdracht.

Na elke fase met elkaar in gesprek

Elke stap in het traject heeft een eigen karakter en doelstelling. Omdat het resultaat van elke stap ook weer de richting geeft voor de volgende, kiest Blackbelt Consultancy ervoor om bij elke afsluitende fase terug te komen bij je om met elkaar hierover in gesprek te gaan. We doen dit in een Tussenevaluatie.

De betrokkenen uit het proces die bij het Verbetertraject aangehaakt zijn, zijn aanwezig bij deze Tussenevaluatie en vertellen je wat zij tot op heden hebben gedaan en wat dat heeft opgeleverd. Dit zorgt voor extra betrokkenheid en vergroot de acceptatie van de uiteindelijke oplossing of een gewijzigd proces. Tevens worden de activiteiten en de bijbehorende planning van de volgende stap toegelicht.

Gezamenlijk evalueren we de resultaten en wordt er een keuze gemaakt om door te gaan naar de volgende stap. Zo blijft je als opdrachtgever goed aangehaakt bij het Verbetertraject, maar heb je ook gedurende het traject controle over de voortgang en de besluiten daarbij.

Kenmerken van onze werkwijze

Verbinding

De kracht voor een effectieve en doelgerichte samenwerking is voor ons het samenwerken vanuit verbinding. Samen een eenduidig en helder einddoel hebben met daarbij een eerlijke communicatie over elkaars behoefte en verwachtingen.

Betrokkenheid van medewerkers

Verbetering bereik je door medewerkers van afdelingen, welke betrokken zijn bij een proces(verandering), te betrekken bij het Verbetertraject. In overleg maken wij samen een selectie van de medewerkers die worden betrokken bij het projectteam.

Focus

Om snel en doelgericht gezamenlijk richting het einddoel te kunnen werken, staan wij voor een heldere scope en duidelijke doelstelling. Wij doen liever korte en snelle trajecten met zichtbare resultaten dan ambitieuze en lange trajecten waar risico's toenemen.

Duurzaamheid van oplossing

Wij hebben veel oog en aandacht voor de medewerkers en hun behoeften. Betrokkenheid bij het project, inbreng van kennis & kunde en mee laten denken over oplossingen en implementatie zijn daarom van wezenlijk belang. Hierdoor wordt verandering in het proces geaccepteerd en daarmee duurzaam.

Continue Verbeteren

Een procesverbetering staat nooit op zichzelf. Verbeteren is een mindset en een activiteit die iedereen in een organisatie elke dag weer heeft te doen. Elke dag een beetje beter. Wij zetten hier op in en ondersteunen, in overleg, daar waar nodig met trainingen en workshops om dit te bereiken.

Resultaat

Het resultaat van een Verbetertraject is uiteraard dat je specifieke probleem of knelpunt, wat de aanleiding van het Verbetertraject was, is weggenomen. Maar er is meer!

Het is belangrijk te weten en te beseffen dat de doorgevoerde verbetering een duurzame verbetering is. Dus dat ook voor de langere termijn, het probleem wegblijft en dat je weet wat je kunt doen als het probleem weer lijkt terug te komen.

Ook de betrokkenheid en motivatie van medewerkers, en dan met name diegene die actief een bedrage hebben kunnen leveren aan het Verbetertraject, is verbeterd. Ze begrijpen waarom het verbeteren van hun processen belangrijk is en zijn zich meer bewust wat zij hier in hun dagelijkse werkzaamheden aan kunnen bijdragen.

Tenslotte, nu je zelf hebt gezien hoe snel er mooie, zichtbare resultaten gerealiseerd kunnen worden, hopen we dat Blackbelt Consultancy je geïnspireerd hebben om zelf ook elke dag weer opnieuw met continue verbeteren bezig te zijn en te blijven.

Wat is het volgende knelpunt wat je opgelost wilt zien? Voor Blackbelt Consultancy stopt het hier dus niet en zetten wij graag onze duurzame relatie samen met je voort.

Tijd & Investering Verbetertraject

Onze ervaring bij Blackbelt Consultancy is dat een Verbetertraject binnen 3-6 maanden afgerond kan zijn. Lengte van een Traject voor het verbeteren van een proces hangt van vele factoren en condities af en is niet zwart-wit en op voorhand helemaal te geven.

Juist het werken middels onze gefaseerde aanpak en de tussenevaluatie na elke stap, zorgt dat alle betrokkenen bij het Verbetertraject, een duidelijke en realistische verwachting hebben van de planning van de volgende stap.

Wat je van ons hierbij mag verwachten is dat wij het maximale zullen doen om de afgegeven planning bij elke stap opnieuw te halen zonder vertraging. Ontstaan er tijdens het Verbetertraject toch situaties of omstandigheden waardoor de planning niet haalbaar blijkt, dan gaan wij hierover direct met je in gesprek. Hierin geven wij je een heldere onderbouwing voor de afwijking, mogelijke opties en consequenties. Dit om gezamenlijk richting het einddoel te blijven werken.

De benodigde investering voor het uitvoeren van het Verbetertraject hangt van twee factoren af:

Intensiteit van de ondersteuning i.c.m. de benodigde uren van Blackbelt Consultancy
Of het Verbetertraject een vervolg is van een Assessment (zie Tijd & Investering Assessment)

Blackbelt Consultancy vormt zich een beeld van de benodigde ondersteuning voor het Verbetertraject door het uitvoeren van een Assessment dan wel het afronden van de eerste stap 'Definiëren' van het gehele Verbetertraject. In overleg met de opdrachtgever over de gewenste snelheid van implementatie en/of eigen voorkeur van begeleiding wordt gezamenlijk vastgesteld in hoeveel uur en in welke opzet het Verbetertraject vorm wordt gegeven. Op basis hiervan wordt de inschatting van de investering bepaald.